金安集团的会议制度是分层级的。
集团的董事会,基本按月召开。
年初的运营会,季度的经济分析会、年末的表彰会,是集团层级的。
二级单位也是可以开自己的经济分析会或者其他会议,基层项目的周和月例会,更是常见的。
各条线总裁、副总裁召开临时会议,或者在集团汇报时,提前召开运营会或者分析会,实属正常。
林小米作为梁西斌的首席秘书,集团董事会,她没有资格进场,只是偶尔参加集团的临时会议,也许今年,经济分析会她也可以参加了。
至于她们的工作,有事单独交代、临时组织起来,或者在工作群内说一声,即可。
没想到,李美美下发了一个通知,要求各副总裁秘书办,每周必须召开周例会,回顾当周工作,部署下周任务。周计划和周例会的会议纪要每周一上午9点前提报王卓然备案。
这回,连两个小秘书都撇嘴,总裁和副总裁的秘书办是为高管服务的,如何可以随意报计划和任务。
有时候随着高管的节奏,连续几日不停歇,有事直接高管组织开会了,一个秘书办也不是营销或者运营部门,规定开会,明显是没事找事。
其实,从管理来讲,周例会和计划是对一周时间内的工作,进行规划和安排。可以有效明确下周的目标和任务。这些目标应该具体、可衡量,并与长期目标相一致。然后,将任务分解为具体的步骤,也是促进工作的。
在执行周计划时,按照计划有序地进行工作。每天结束后,对当天的任务完成情况进行回顾和总结,也不错。就怕成为一种无效的、为了管理而作的形式主义,且耽误时间的负担。
这点,金安集团还要求员工写工作日志呢,无可厚非。
李美美的举措,林飞和林小米都不屑一顾。花瓶就是花瓶,插上花,也还是好看点的花瓶。
不过,目标明确的人,都会摒弃情绪。林小米牢牢记得林飞的嘱咐:不抱怨、不抵制,顺其自然……
在别的部门都唉声叹气、背后怨言满脸的时候,林小米悄声组织完成了周例会和周纪要的会议部署。
两个小秘书轮流组织会议,时间放在每周五上午9点,不能凑一块,就网络开。
一切以梁西斌的公开行程为主:如:本周参加了某协会活动,推荐了“云采购”计划,下周参加建筑行业会议……
每周一8点半,小秘书准时将当周会议计划、上周工作完成情况和会议纪要提报王卓然。
不久后,梁东泽的秘书办被李美美狠狠的批评了一顿,理由是他那里提报的周计划不及时,没有内容。
林小米当然也不会被表扬,至少这件事走中庸路线,最保准。
对于会议纪要如何提炼,林小米特别给两个小秘书培训:会议纪要不仅是对会议内容的记录,更是后续工作的依据和指导。
这是一个周五,在周例会上,林小米认真倾听每个人的发言,仔细梳理会议要点。她用简洁明了的语言,准确地概括了上周的工作进展和下周的任务分配。
写完后,她还不忘自己检查一遍,确保没有遗漏或错误。
最后,她将这份精心撰写的会议纪要,让小秘书校对,不要犯错别字的错误。
也指导小秘书如此做,每次提报前,和她汇报,她审核一下就行了。
王卓然一直对林小米带人的工作态度和能力认可。
李美美这里,没有出彩,也绝没有落后。