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第五章 行政部事务工作管理规范（第1页）

只要留心观察便会发现，用制度管人，按制度办事是那些成功企业的共同特点。建立健全、科学化、规范化且有很好可操作性的管理制度是企业必不可少的软件设施，也是企业得以正常运转的基石。同样，每个部门其实就是一个公司小的缩影，因此部门中也需要对制度建立、健全。

第一节前台接待工作管理规范

一、总台值班管理规范

（一）总台及各楼层值班小姐，统称总办文员。

（二）总办文员上班须着工作装、化淡妆。

（三）总办文员要按以下程序工作：8：15到公司，穿工作服，检查打卡机，挂领导值班牌，开空调机（夏天）；8；20，站立迎候员工上班，主动递送卡片；8：30收卡。由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。

（四）1。总办文员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到。

2。对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导。

3。客人到领导办公室后，应主动递送茶水。

4。客人离开后，应及时收拾茶杯。

（五）1。各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照总台的工作程序做好工作。

2。文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。

3。会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。

4。会议结束后，立即清理会议室。

（六）1。值班文员应推迟30分钟下班，各楼层文员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。

2。如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知总台。

3。当天值班的总台文员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。

（七）总办文员违反本制度或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或50元以上、l00元以下罚款处理，屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。

二、公司来宾参观接待规范

（一）参观种类。

（1）定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。

①团体参观：机关、学校或社会团体约定来厂参观者。

②贵宾参观：政府首长、社会名流以及国内外各大企业负责人，经公司允准来厂参观者。

③普通参观：一般客户或业务有关人员来厂参观者。

（2）临时参观：因业务需要临时决定来厂参观者。

（二）接待方式。

（1）团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以烟茶招待，否则一律免于招待，

至于陪同人员由管理部协调有关单位决定。

（2）贵宾参观：按公司通知以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待，并由公司高

级人员陪同或由有关单位招待。

（3）普通参观：以烟茶招待，由管理部门或有关部门派员陪同。

（4）临时参观：同普通参观。

（三）参观规则。

（1）贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送各工地管理

部门，以凭接待，如事出较急，先以电话通知，后补通知单。

（2）普通参观：由各部经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工地，以利接待，

但参观涉及两个部门以上者，应比照团体参观办理。

（3）临时参观：由各部（副）经理核定，并于参观前一小时以电话通知各工地管理部

办理接待，如参观涉及两个部门以上者，应商请管理部协调办理。