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第四章 行政日常管理实务（第1页）

行政工作的重要性是不言而喻的，也是非常繁杂而琐碎的。因此，要搞好每一项工作，都必须有一套工作实务技能规范，也只有掌握了这些实务技能，才能成为一个训练有素的好秘书。

第一节办公室管理实务

办公室是机关首长或企事业单位主管人进行决策、指挥、管理的重要场所，如同人体的大脑。因此，安静、安全、美好的环境以及良好、充分的设备与设施，是提高工作效率的保证。

办公室是优秀秘书和其他行政人员的工作室。一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行。

日常各种事务在此处理。办公室管理的质量直接影响到整个机关工作的质量或企业生产经营的效果。

办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。

办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。树立良好形象，是一个组织生存、发展的必备条件。

林强是秘书专业的高才生，刚刚应聘为应天公司的总经理助理。上班第三天，总经理就把他叫到办公室，对他说：“咱们公司的楼是新建的大楼，办公室都是新装修的，本应该感觉很好，可是我每次走进公司的办公区，总觉得很凌乱，不舒服。现在交给你一个重要的任务，就是以你专业的眼光看看公司办公室的布置到底存在哪些问题，向我汇报。”

林强接到任务后到各个部门的办公室转了一圈，实地考察了公司的办公环境。他发现诚如总经理的感觉，的确存在很多问题：各个办公室的设备虽然是新的，但是随意摆放；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆在那儿；女职员办公桌上的个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一堆、西一堆地放在窗台上；办公室里人声嘈杂，职员们在扯着嗓子大声说话；办公室和公共办公区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气污浊……

林强看完后就跟总经理如实说明了他发现的问题。总经理听后就对林强说：“你尽快拿出一个设计方案，然后放手去改，不要有顾虑。”

得到总经理授权后，林强开始对公司的办公环境进行重新设计和布置。他对办公环境的硬环境和软环境都进行了大刀阔斧的改变，制定出一套具体可行的办公规范管理制度，要求职员们按照规范要求整理好自己的办公桌和进行办公工作。

林强经过一个星期的紧张工作，终于完成了总经理交给的任务，林强请总经理来验收。总经理所到之处，看到的一切那么和谐、美观：办公室整洁有序，办公桌上电脑、电话、文件夹整齐规范；职员们正在忙碌着，没有了往日的嘈杂；办公室和公共办公区的绿色植物生机盎然，走在这样的办公环境中感觉非常的舒适。总经理夸赞林强说：“干得不错，这才像个公司的样子。”

创造一个科学和良好的工作环境，加强对日常工作环境的管理，营造一个令人心旷神怡的工作环境，是秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。因此，秘书应该掌握需要整理的办公环境的范围和整理办公环境的技巧，从而为创造良好的办公环境做出应有的努力。

（1）如何对办公室进行布局与布置。

办公室一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（40平方米以上）。两种办公室各有利弊，布局和布置的要求也不同。

①小办公室。

由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。主客人员拥有单独的办公室，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室设置各个科室，有利于分部门办公。

优秀秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。接待、信访等部门除安放办公桌椅、文件橱、电脑、电话机等必不可少的家具和设备外，还应该有供外来人员需用的座椅、沙发、茶几等。

文件橱应靠墙放置以节省空间，留出足够的通道。

单人使用的办公室桌椅应面向门口；多人使用的办公室办公桌最好不要面对面放置，以免相互干扰，应各自有一定的空间。

②大办公室。

现代企业多采用大办公室。大办公室空气流通和采光较好，又便于工作的配合，不利之处在于人声嘈杂，来往走动，相互干扰。

大办公室应在一侧或中间留出通道，办公桌椅靠另一侧或两侧排列。可以文件柜橱背靠背排列或用隔板、屏风将办公室隔成若干工作单元。

各工作人员都有自己的办公桌椅、文件柜橱、办公设备，既相对独立。又便于联系。

每个工作单元应避免直接的阳光照射，又有足够的电器插座。

如果主管人员与一般工作人员同在一间大办公室，则主管的桌椅应置于其他办公人员的最后部，用玻璃门隔开，既避免干扰．又利于监督下属工作。

各工作单元的流程要求尽量呈“I”型、“L”型或“O”型，不要呈“乙”型、“M”型或“X”型。避免不必要的倒退、交叉、徒劳往返。

③接待室、会议室。

除了办公室之外，还应设置接待室和会议室。

接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八位客人即可。

会议室则视单位规模而定。一般以容纳二三十人开会为宜。

接待室和会议室内除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置应比办公室讲究一些。如铺设地毯，安装空调器，挂置夏冬两套窗帘，四角放置盆景，墙上挂些格调高雅的油画或国匦，等等。

小唐是某大学秘书专业的高才生，毕业时没有像其他同学那样“削尖脑袋”去上海、北京等大城市工作，而是在浙江温州市找了一家规模不大的服装公司工作。他认为在小一点的公司工作，能为自己提供广阔的发展空间。是他的眼光独到，也是他不懈努力的结果，经过几年的奋斗，他已经晋升为公司的总经理办公室主任。他所在的公司设计的产品由于紧跟国际潮流，业务越来越兴旺，由一家只有几十个人的小公司成长为人才济济和拥有十亿资产的大公司。

最近，公司为了扩大品牌效应，正在酝酿一个具有里程碑意义的发展计划，就是进军上海成立分销公司销售本公司设计的服装。公司准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门。经总经理办公会议研究决定，鉴于唐主任的能力和所学专业，一致同意由他全权负责销售厅的设计方案。

唐主任感觉责任重大，马上着手运用所学知识，综合考量设计办公结构和布局需要考虑的因素，他认为要综合考虑如下因素：

（1）职工的人数；

（2）购买或租用的面积；

（3）机构的建制和办公空间的分类；