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第四章 文书与档案制度管理（第1页）

文书管理，是按照一定程序处理文书的全部活动。通常包括按规定行文、收文管理、发文管理和文书保存等。文书管理是企业行政机关管理的组成部分，是提高企业行政效率和工作质量的一项重要内容。相应地，制定一套完善的文书管理办法，对规范文书管理工作有着重要的意义。

第一节文书管理办法

第一章总则

第一条目的

为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。

第二条范围

本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

第二章文件流传细则

第三条分类

（一）登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求；

（二）外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等；

（三）本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。

第四条行文要求

公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。

（一）正式文件

由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。

（二）签呈

1．公司内部下级对上级有所请示时用；

2．签呈不得越级上报；

3．须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。

（三）备忘单

1．公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用；

2。由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。

（四）传真

1．处理业务时使用；

2．传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档；

3。以公司名义发出的传真，须经总经理核准。

第五条收文

（一）本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。

（二）公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收文登记后，送总经理阅示处理。

（三）内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

（四）部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。

第六条发文

（一）以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。

（二）公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。

（三）部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门自行登记、签发。

第七条分文

（一）外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

（二）内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记答收。