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第四章 文书与档案制度管理（第2页）

第八条会签

（一）需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

（二）各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

（三）文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。

第九条公文归档

（一）管理部门

1．公司的公文及档案由总经理办公室统一管理；

2．会计档案由财会部负责整理保管。

（二）文件档案移送归档时点收原则

1．检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入；

2．文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办；

3．与本案无关的文件，应立即退回经办人员。

（三）保存期限

1．公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。

2．公司永久保存的文件有：

（1）公司章程；

（2）董事会会议记录；

（3）政府机关核准文件；

（4）不动产所有权及其他物权、债权凭证；

（5）设计图纸、重要设备技术资料；

（6）其他经核实须永久保存的文件。

（四）档案清理

1．档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应装订成册，及时归档。

2．所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。

3．档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。

4．档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。

第三章重要文件的审核、执行

第十条审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第十一条执行

经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第四章撰写文书格式

第十二条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十三条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。

第五章附则

第十四条本办法未尽事宜，参照公司其他相关制度执行。

第十五条本办法自下发之日起实施。

第二节文书收发办法

对于一个企业来说，文书收发工作必不可少，这个工作虽然很平常，但关系却很重大，因为一些重要的文书可能关系到企业的命运。那么，规范文书收发工作也就显得很重要了。而文书收发办法正是规范文书收发工作的规范性文件。文书收发办法可以视为文书收发工作的行为准则。