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第四章 文书与档案制度管理（第3页）

文书收发办法

第一条本公司文件以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。

第二条公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发。

第三条公司各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。

第四条在各部门设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。

第五条文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。

第六条对公司外来文书的接收由办公室专人负责签收，并分类登记。

第七条收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封，并加盖收发印章。

第八条属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

第九条总经理审核后，对文件作出分发批示。

第十条文件分发至各部门后，各部门的文书负责人应该盖印签收。

第十一条部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此分发文件给有关工作人员。

第十二条传阅文件由文书负责人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

第十三条文书负责人负责请示发送文书发送者的文件。

第十四条每天下午5点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

第十五条本办法自下发之日起实施。

第三节文书处理制度

文书处理工作是公司制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。文书处理工作的质量与效率对公司的工作成效有直接的影响。相应地，建立完善的文书处理制度，对规范文书管理工作、提高公司的工作成效、促进公司的发展都有着积极的作用。文书处理工作的基本原则和要求是：及时、准确、保守秘密。

文书处理制度

第一条为规范本公司的文书处理工作，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司的文书处理。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。

第三条本制度所指文书，包括以下内容：

（一）高层决策文书以及基层下达的文件。

（二）部门会议文书与转阅文件。

（三）合同书、证券、证书和劳动协议书。

（四）志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。

（五）收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。

（六）往来书信、电报、任命书、意见书。

（七）各种报告、各种统计表。

第四条公司文书处理到达本公司的文书，原则上由行政部或者另行规定的其他部门接受。

第五条普通文书全部由接受部门开启或开封。

启封时，编上文书的收发编号，公司文书处理注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。

第六条绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。

第七条值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。

第八条所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。

第九条对外行文，均由行政部统一办理。

发文人员应将文书内容，摘要记载于发文簿上，并说明发文的日期及编号。

发文应取副本二份，一份与原稿归档，一份送承办单位备查。

第十条各部门所经办的对外往来文件，由文书管理人员按性质分类、编号、归档，文书归档应用书夹装订，各卷第一页为本卷目录，记载该卷所有文书的来文机关、来文编号、事由及收文机关、发文编号、事由等以备查阅。