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第7章 井井有条的办事态度（第4页）

接到一件事情的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。

在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门事前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解才能做出判断。出去旅游或其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能的做得完善。

有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。

学会将要办的事分类

有时做事，我们会发现事情多如牛毛，过去的事情和现在的事情都挤在了一块。一闭上眼睛，脑海就浮现出这件或那件事，数也数不过来。有人会丢掉一些事不做算了，有人会让一些事草草了结，和没做差不多。有人会加班加点，被时间挤破头，筋疲力尽地一件件做完这些事。怎么会这样？我们到哪儿去找时间来做？怎么才能把事情都做好，并且是禀着要做就做最好的原则？要解决这个问题，我们需要统筹规划时间和精力。

把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待：

所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须你集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上ＷＣ的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

这样来进行分类，我们就可以把零碎的时间利用起来。在零碎的时间里做事不会让你产生任何烦恼，并且专心做好一些更重要的事情。

你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的ＢＢＳ，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时间里处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览ＢＢＳ，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

办事情要有轻重缓急

在我们生活中，我们经常该做的事没做，不该做的事乱做一通，根本不知什么是轻重缓急。例如，功课没做完，就先看电视，等电视看完又困了，先睡觉再说，结果第二天不但上课迟到，作业也交不上来。很多人把自己的工作和生活搞得一团糟，其原因也是做事不分轻重缓急造成的。

成功的人做事，以目标为中心，兼顾重要性与急迫性，排定优先顺序，始终把个人精力的焦点放在最重要的事务上。所以他们的工作既有条理又轻松，其产生的效果，需要那些不问事情大小，眉毛胡子一把抓的人付出十倍努力才能达到。

宓子贱和巫马期都是孔子的学生。宓子贱治理单父时，每天弹琴自娱，不用走下大堂，就把单父治理得很好。

巫马期治理单父时，每天早出晚归，夜以继日，事必躬亲，单父也被他治理得很好。

巫马期向宓子贱请教轻松治理单父的缘故，宓子贱说：“我注重用人，你注重用力。用力者当然辛苦，用人者当然轻松。”

对一个领导者来说，用人当然是大事中的大事，始终应该是工作重点。把人用好了，自己就轻松了。人没用好，事事要自己动手，自然就累得多。

在用人方面，仍然需要排定优先顺序，哪些人要重点使用？哪些人要重点照顾？哪些人要重点培养？这也要分一个轻重缓急。否则自己下面那么多人，随便拉几个人来用，肯定不行。那么，宓子贱是如何排定优行顺序的呢？他的老师孔子曾问过他这个问题：“你治理单父，大家都很高兴。请告诉我你是怎么做的！”

宓子贱说：“我把他们的父亲看作自己的父亲，把他们的儿子看作自己的儿子，抚恤孤寡，哀怜伤亡。”

孔子说：“好！这是小节，底层百姓会归顺你，但是还不够。”

宓子贱又说：“我把他们当作父亲看待的有三个人，当作兄长看待的有五个人，当作朋友看待的有十一个人。”

孔子说：“当作父亲看待的三个人，可以用孝道教化百姓了；当作兄长看待的五个人，可以用友爱教化百姓了；当作朋友看待的十一个人，可以用知识教化百姓了。这是中节，中层百姓会归顺你，但是还不够。”

宓子贱又说：“这个地方有五个比我贤能的人，我用老师的礼节敬重他们，他们都教我治理单父的方法。”

孔子说：“成就大功的方法就在这里了！从前，尧帝和舜帝，自降身份，谦恭地观察了解天下，诚心访求贤能的人。推举贤才，是百福的根本，神明的主宰。可惜啊！你治理的只是小小的单父，如果让你治理大国，大概就能继承尧舜的事业了！”

这个故事可以看出，宓子贱排定优先顺序的方法是，敬重贤人当先，其次是重用能人，再次是照顾弱者。三件大事抓好了，工作没有做不好的。

以上是从宏观上谈论排定优先顺序的方法。具体到细节，应该如何做呢？美国效率专家艾维的方法值得我们借鉴。

有一次，美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这样东西能把他公司的业绩提高50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维接着说：“现在按每件事情对于你和你的公司的重要性，用数字标明次序。”

舒瓦普又花了5分钟，将次序排定。

艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。

5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。

现在，艾维的这种方法为世界众多企业家所应用。您何不也试一试呢？

不要忘记表格记录的好处

人们不可能总是记得自己需要做的事，完成了今天的事，忘记明天、后天的事。人们倾向于被眼前的事情忙得焦头烂额，缺乏长远计划。许多事情也并不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一阵子分配一定的时间来做。我们要有条不紊地来做这些工作，需要时间管理。制做表格是个很好的方式。

制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来，据我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。