去看看小说网

第6章 分清主次将时间用在有价值的地方（第1页）

当代管理学之父彼得·杜拉克说过：“做事必须分清轻重缓急。最糟糕的是什么事都做，但都只做一点，这必将一事无成。”个人的时间和精力是有限的，因此在时间管理上我们必须有选择，先把重要的大事处理好，待有余力才去做不重要的小事。要有所不为，才能有所为。但是事业生活中的失败者，却从来搞不明白做事要分先后、分清轻重缓急这个颠扑不破的真理。

1．先做最重要的事情

工作中，并非所有的拖延者都是不负责任、懒散懈怠的人；相反，在拖延者中，有相当一部分的年轻人工作勤勤恳恳。他们之所以拖延，是因为他们分不清工作的轻重缓急，弄不清自己该先去做些什么，时而做做这，时而做做那，结果是什么都没做成。

对于这样的年轻人来说，在所有他要做的工作里，他很难说出一个“不”字，因为他分辨不清楚一件事情是重要还是不重要。不管碰到任何事情，他都会付出相似的时间和精力。而结果是，他总是有着太多的事情需要做；但却没有办法完成，所以他只好不断地拖延。

的确，工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分轻重缓急!这样才能一步一步地把工作做到位，避免拖延。

工作的一个基本原则是：把最重要的事情放在第一位。许多人通常不知道把工作按重要性排队。他们以为每项任务都一样重要，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。然而懂得安排工作的人却不是这样的，他们通常会按重要性顺序去展开工作，将要事摆在第一位。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”

利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩至少提高50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止，然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧，你总是做着最重要的事情。之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。

要事第一，就是先做最重要的事情。这也是做事的一个基本原则。一个优秀的年轻人非常明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的工作。因此，开始做事之前，他们总要好好地安排工作的顺序，谨慎地做好这件事。

刘丽是某私企经理秘书，几年前刚进公司时，刘丽还脱不了“学生气”，做事总分不清主次，每次经理布置工作时，她都认真记录，可到具体执行时便因种种原因“走样”：不是丢三落曲，就是缺东少西。

有一次经理出差，临走前让刘丽起草一份重要的发言报告，以备他一周后回来开会用。刘丽认为时间很充裕，可以慢慢准备。其后几天，刘丽只管忙着处理其他日常事务。转眼到了第六天，刘丽突然想到，经理第二天就要回来了，可报告还没开始动笔，不巧的是，刘丽这天的事情又特别多，上午要替经理参加朋友的开业庆典，下午又要接待已提前预约的客户。

等一切处理妥当，已临近下班，刘丽只好准备回家连夜赶写报告。当刘丽坐到电脑前开始写报告时，却突然发现，有些背景资料忘记带回家了，这可怎么办?第二天，刘丽只好一早就冲到办公室狂赶报告，总算在经理上班前勉强把报告写完了。

开完会后，经理把刘丽叫到办公室，开门见山地质问她这一个星期的工作状况，然后严肃地说：“你有一个星期的时间，为什么交出这样没水平的报告，甚至还有一大堆错字?”刘丽这才意识到事情的严重性，便老老实实地讲述了报告的完成过程，等着被“炒鱿鱼”。不料，经理长叹一声说：“你们这些刚毕业的年轻人，有热情但不够成熟，做事情完全分不清主次先后。”随后，经理一笔一画在白纸上写下十个字：“要事第一，要务优于急务”，他语重心长地告诉刘丽：“秘书的工作很琐碎，但是一定要分清主次，才能把工作做好。”

经理的一席话，让刘丽茅塞顿开。从那以后，她抱着“要事第一”的原则，做事前先安排好顺序，忙而不乱，最后受到了经理的表扬。

要事第一的观念如此重要，但却常常被我们遗忘。我们必须让这种重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力重点去做的事。

然而，分清什么是最重要并不是一件容易的事，工作中，我们常犯的一个错误就是将紧急的事情视为重要的事情。

其实，紧急只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边的工作去接听，它们通常会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动，但它们却不一定很重要。

那么，什么才是重要的事情呢?通常来说，重要的事情应是那些与实现公司和个人目标有密切关联的事情。

根据紧迫性和重要性，年轻人可以将每天面对的事情分为四类：重要而且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。

在工作中，只有积极合理高效地解决了重要而且紧迫的事情，年轻人才有可能顺利地完成其他工作；而重要但不紧迫的事情则要求我们应具有更多的主动性、积极性、自觉性，早做准备，防患于未然。剩下的两类事或许有一点价值，但对完成工作没有太大的影响。

2．效益比效率更重要

从投资的角度来看，棉花与黄金的价值可谓天壤之别。如果从时间管理的视角来分析，棉花和黄金分别代表了两种工作，前者是投入低、回报低的工作，而后者则代表高投资、高收益的工作。在工作中，很多人都会选择棉花而放弃黄金，这是一种悖谬常规的做法。恰恰我们应该挑起黄金，而舍弃棉花。

当棉花与黄金同时出现在眼前的时候，即便意识到黄金的价值所在，可是在实施“拾”这个过程中，很多人却奇怪地选择了棉花，这是为什么呢？

答案很简单，拾起棉花相对轻松，可以说不费吹灰之力便可完成，相当有成就感。而拾起黄金这个动作，会花费更大的力气，所以耗费时间会很长，虽然向往黄金，却抵御不了棉花的轻松。

一个沿海小镇上的所有村民靠打鱼为生，他们日出而作、日落而息。为了调剂生活，小镇每年都会举行钓鱼比赛。今年比赛的冠军又是老王，老王已经连续三年夺得冠军宝座了。不只如此，每年比赛，大家鱼篓里的鱼都是又瘦又小的，只有老王鱼篓里的鱼，必定是又大又肥。

老王为什么总能钓到那些又肥又大的鱼呢？这是每年比赛之后，每家每户都会议论的谈资，他们都想向老王取经。今年比赛过后，全镇的村民把老王围住，非得问出个究竟，只听有人喊道：“老王啊，你看你钓鱼那么厉害，是怎么做到的啊？”

听到这个问题，老王憨憨地笑笑，回答：“不知道谁说过这样一句话‘放弃与30条100斤的鱼合影，而应该去选择与一条3000斤重的鱼合影’，在钓鱼的时候我只有一个诀窍，就是选择大目标，寻找大鱼，这样我的鱼才又大又肥。”

老王说完，村民们都纷纷表示：“找又大又肥的鱼，就这么简单？”

老王说：“是啊！你们钓鱼的技艺都很好，但是不会选择目标，仅此而已。”

在做事的时候，我们常常不会选择目标，总是在棉花和黄金中踌躇。案例中的老王给了我们一个很好的方向，无论做什么事情，选择目标有着非常重要的作用。“棉花”和“黄金”代表的是两种概念，前者代表效率，而后者代表效益。

读到这里，你肯定会产生疑问，这“效率”和“效益”不是一回事吗？在这里我要告诉你，虽然二者只有一字之差，但是却有它们之间着天壤之别。

效率代表的是量，凡事我完成了即是效率；效益除了量，更涵括了质和价值。回到案例中，村民们钓鱼只是追求效率，能多钓一条是一条，多多益善。而老王则在创造效率的基础上追求质的飞跃，选择大鱼正是一种追求价值的体现。

在做事的时候，你是在追求效率还是效益呢？如果单纯地追求效率，你不仅不会在自己的工作岗位上有所建树，长此以往更有被工作牵着鼻子走的可能。

我们之前帮助大家总结了：棉花是那些投入低、回报低的工作，而黄金是高投资、高收益的工作。那么在工作中，我们应该怎样处理“棉花”与“黄金”呢？

很多“棉花”是那些根本没有实施必要的工作，多是不得不做的琐碎工作，在处理这种工作的时候，我们可以采取一些措施来避免拖慢自己的效率，最有效的三个方法就是将其简化、不置可否、选择放弃，这三种方法都是节省时间的良策，更是创造高效的三大利器。

黄金性事务是价值与效益的体现，所以在从事这种事务的时候我们可以试着采取集中精力、分散目标、放宽期限等方法。不要误以为“集中精力”和“分散目标”是相矛盾的，前者强调的是对目标的高度集中，而后者则是将大目标逐一分解为小目标的方式来完成黄金性事务。