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第一章 印章 与证照制度管理（第3页）

印章的日常保管应本着既严格管理，又方便使用的原则，确保企业王常运作不受影响。因此，严格的保管制度同方便使用的原则是相辅相或的。

建立日常保管制度

为使印章保管有章可循，必须建立一套严格的日常保管制度，同时确保职工严格遵守。

一般来说，印章日常管理制度的要点主要有：

（1）公司印章采取分级保管的制度，各类印章由专人依职权保管。

（2）专门保管人必须妥善保管印章，不得擅自委托他人保管。

（3）建立印章管理卡，领取和归还印章时须按要求在卡上登记。

（4）印章使用单作为使用印章的依据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。

（5）印章原则上不许带出公司。如确需将印章带出使用，应填写印章使用单，载明事由，经审核同意后由两人以上共同前往方可携带使用。

（6）印章管理人员离职时，须办理归还印章手续，进行印章移交工作。

在日常工作中严格遵循这一套管理办法具有十分重要的意义，能够避免印章管理的混乱及其造成重大的损失。

2．明确保管人责任

重要印章保管人或其授权委托人对所保管印章的使用拥有最后的决定权。加强对保管人的监管、明确保管人的责任是印章保管制度化的重要保证。

一般说来，印章保管人的责任主要有：

（1）印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失；如遗失，必须及时向公司办公室报告。

（2）必须严格依照印章使用规定使用印章，不得擅自使用印章。

（3）保管人对文件和印章使用单进行审核，符合要求的则用印，否则退回，不予用印。

（4）检查印章是否与盖章文件内容相符，如不符则不予盖章。

（5）在印章使用中违反规定并给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分；造成严重损失或情节严重的，移送公安机关处理。

除此之外，在日常工作中，一般印章可由委托保管人在部门经理监督下决定使用，同时可省去逐级审查的程序。

印章在使用中难免会出现破损、遗失的情况，而新的业务需要又使一些印章失去了作用，因此，处理好废旧印章，是印章的日常管理中的一个重要环节。

1．提出废止申请

同申请刻制新印章一样，废止印章使用的申请须由公司秘书处提出。一般来说，在公司秘书处的申请中，必须注明废止印章的名称、种类、规格、使用范围，管理责任者以及废止理由。如果在废止旧印章的同时还需要申请刻制使用新印章，必须将新印章的相关材料一并附上。

2．处理废止印章

公司秘书处提出废止申请后，原保管人员填写废止申请单，并由印章管理部门向总经理呈递，经总经理核准后方可废止。

对于已被核准废止的印章，印章管理部门视实际情况予以封存或销毁，具体做法为：

（1）一般情况下，废止印章由办公室加封注明废止时期，在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任等相关人员（三人以上）销毁并签字留存废止单。

（2）特殊情况下，废止印章可由相关人员（三人以上）即时销毁或另行长期封存，但必须写明相应理由，签字留存废止单。

对废止印章的处理必须十分谨慎，避免给公司运行带来麻烦。

3．处理意外情况

当公司印章出现遗失、损毁、被盗等情况时，为防止印章外流对公司利益造成重大损失，印章的管理者应迅速向公司递交报告书说明情况，并根据情况采取相应的防范和补救措施。

总之，废旧印章的管理是印章管理中一个不可忽略的环节。为确保废旧印章得到及时正确处理，一定要坚持时效与程序相结合的原则。

第四节印章的规范化管理制度

一、总则

1．为了规范本公司的印章管理工作，并杜绝违规用印及印章管理混乱现象的出现，特制定本制度。

2．为规范本公司印章使用范围、用印、申请与刻制、改刻与废止、管理与使用等工作，特制定本制度。

二、印章使用范围