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第一章 印章 与证照制度管理（第2页）

根据公司印章的使用和管理情况以及某一具体工作对新印章的需要，依照规定向上级提出刻制新印章的申请。

一般来说，刻制公司印章的议案应由公司秘书处提出。在议案中，必须进行申请理由，新印章的种类、名称、使用范围和管理权限等方面的详细说明。如果在申请新印章的同时还要更换或废止旧印章，议案中还应对旧印章的种类、名称、使用范围和管理权限等作出相应说明。

2。审核批准

提出刻章申请议案后，公司总经理根据实际情况和有关规定，决定是否批准刻制使用新印章，同时确定即将批准使用的新印章的具体名称、种属、使用范围、管理权限以及规格、图样等。开具核准介绍信后方可到正规的刻印社刻制新印章。

要特别注意的是，对外使用的公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到有关部门办理刻制手续。

3．刻制登记

得到总经理的批准之后，新印章的刻制和登记事宜交由秘书长或办公室主任负责。刻好之后，保留印模，新印章交由印章保管人员管理。

印章保管人员在接受新印章时，必须登记和办理移交登记手续。

如果在刻制登记新印章的同时还要更换或废止旧印章，旧印章的指定管理人必须及时将更换或废止的印章上交秘书长或总经理办公室主任。

4．启用新印

确定新印章管理归属之后，须由管理人员作好戳记，留样保存，以便备查。在正式启用新印前，总经理办公室要事先印发启用新印的通知，在通知中注明启用日期、发放单位和使用范围。一般来说，启用时应用蓝色印油，以示首次使用。

总之，申请刻制使用新印章是印章管理中经常遇到的一个问题。为确保印章的权威性和管理的规范性，必须严格遵循申请程序。

日常办公事务中，需要经常使用各种印章。能否正确使用印章对于企业日常工作的顺利进行影响很大。

1．用印原则

在明确了印章分类和不同印章使用范围的基础上，日常用印必须严格依照权责划分，遵循以下几个原则：

（1）与公司经营权有重大关系、涉及政策性问题和以公司名义对政府机构的行文，盖公司章。

（2）以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件及各类规章的核定、裁决等由总经理署名，除盖公司章外，还应盖总经理职衔章。

（3）以部门名义在授权范围内对厂商、客户的文件及内部规章的核决由部门经理签名，盖经理职衔章。

（4）各部门在经办业务的权责范围内对国营事业、民间机构和个人行文时，盖部门章。

总之，公司、部门名章及分公司、分部名章，分别用于以各自名义的行文，而职务名称印章则在以职务名义行文时使用。

2．用印手续

为了确保用印的严肃性和严格的权责划分，印章的使用必须确立既严格又不影响工作效率的手续。根据印章的不同类别，具体手续如下：

（1）使用公司章或高级职员名章时应先填写公司印章申请表，在表中写明申请事项，征得部门经理同意后连同需盖章文件一并交给印章管理人员，报总经理批准。

（2）使用分公司及分部高级职员名章时，须在取得公司经理（或分部经理）许可后，将需盖章文件向总公司主管此类文件的经理呈递，由主管经理审查同意后交给印章管理人员。

（3）使用部门印章、分公司及分部印章时，同样需要在申请单上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获得许可后，连同用印文件一并交给印章管理人员。

印章管理人员审查之后，经过批准程序，应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以便查考。在办理用印手续过程中，必须明确印章管理人员的责任。

3．用印方法

用印方法的规范化是企业在印章使用过程中特别容易忽略的问题，因而也是需要特别关注的问题。要严格按照规范使用印章，必须注意以下几点：

（1）公司印章应盖在文件正面；若必须在文件的空白页上盖章，则应在盖章处注明"此页无内容"。盖印文件必要时应盖骑缝章。

（2）公司印章一般盖于公司名称，部门名称，分部、分公司名称的右侧；公司名章与职务名章并用时，公司名章盖于名称中间或竖写名称下方，职务名章盖于职务名称的右下方（竖写时盖于下方）。

（3）除特殊规定外，盖公司名章一律用朱红印泥。

（4）股票、债券等张数很多，一张张盖章比较麻烦，这时可采用套印印刷方式。

4．代理用印及用印手续的简化

有时，急需使用印章却找不到印章管理人员，这就需要实施代理用印。在按照正确的用印手续使用印章之后，代理用印者事后必须将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。用印依据及用印申请单上应有代理人印章，以确保事后责任与代理人直接挂钩。

此外，为提高工作效率，有时需要简化用印手续，如对于常规用印或需要再次用印的文件，在事先与印章主管人取得联系或有文字证明时，可省去填写申请单的手续。必须注意，这一简化程序要慎用。

总之，正确使用印章必须做到有章可循，责任明确，监管严格。严格遵守印章使用规定是制度化建设的重要部分，在日常工作中应坚持正确使用印章。

第三节印章的保管和废止处理